Revolusjoner dataarkivering og tilgjengelighet med AI
Enkel tilgang til nødvendig informasjon.
Navigering av utfordringer med digital postarkivering
Digital transformasjon er avgjørende i både privat og offentlig sektor for å effektivisere innbyggertjenester. Dagens arkiveringssystemer faller bak.
- 70 % av viktig informasjon er ikke riktig arkivert
- 1/3 av pengene som årlig brukes på arkivering kan spares med bedre systemer
- 25 % av all viktig informasjon i offentlig saksbehandling går tapt på grunn av dårlige arkiveringsrutiner
Enkel arkivering
Effektiviserer ansattes administrasjon og arkivering av e-poster og vedlegg ved å automatisere klassifisering og informasjonsindeksering.
Tilgjengelighet for alle
Sikrer søk og tilgjengelighet for både ansatte og innbyggere ved å lagre data i et sikkert, organisert og søkbart arkiv.
Best i klassen etterlevelse
Sikrer datasikkerhet og personvern med GDPR og ISO/IEC 27001:2013-kompatibel programvare, etter “privacy by design”-tilnærming.
Tilbakemelding fra kunder
“Ansatte i offentlig sektor må forholde seg til flere ulike gamle og nye systemer som gjør arkivering svært tidkrevende. Som et resultat er det ofte ikke nok tid i en travel hverdag. Det er et samfunnsproblem at manglende arkivering påvirker fellesskapets mulighet til å granske politiske vedtak og prosesser, og statlig og kommunal saksgang. Åpenhet er avgjørende for tillit til demokratiske prosesser, og god arkivering legger til rette for dette.”
“Simplifai gjorde klokt i å designe Simplifai Arkivar som et beslutningsstøtteverktøy, i stedet for et helautomatisert verktøy. Vår vurdering er at offentlige aktører har lov til å bruke den til å støtte arkivering og arkivering av beslutninger. De som kan prøve å utvikle eller bruke en helautomatisert variant, vil imidlertid trolig møte en juridisk utfordring.”
“Sikkerhet og personvern er områder hvor vi må være kompatible, vår erfaring er at Simplifai fremstår, både løsningsmessig og i kompetanse, moden og proaktiv på disse områdene.”
Vi introduserer Simplifai Arkivar
Sørg for at viktige elementer lagres riktig gjennom automatisert arkivering og journalføring. Simplifai Arkivar gir deg mer kontroll samtidig som du sparer verdifull tid.
Hjelper administratorer å velge hvilken korrespondanse som skal arkiveres og legges inn i den offentlige journalen
Ved å bruke kunstig intelligens støtter Simplifai Arkivar saksbehandlere i å håndtere den økende mengden dokumentasjon som kommer via e-post. Ved å automatisere journalføringen og arkiveringsprosessen sikrer den forsvarlig, ansvarlig og lovlig arkivering.
Overholdelse og databeskyttelse ved design
Datatilsynet har validert Simplifai Arkivar for bruk i offentlige institusjoner.
Simplifai Arkivar som et beslutningsstøtteverktøy – Slik fungerer det
Løsningen består av tre moduler. Før den foreslår hva du skal gjøre med en e-post, vurderer hver modul ett av følgende spørsmål:
- Er e-posten personlig?
- Skal e-posten føres inn i journalen?
- Bør e-posten arkiveres?
- E-postbehandling
Hver e-post vil bli merket tilsvarende for å avgjøre om den oppfyller kriteriene for inkludering i arkivet og offentlig journal.
Når administrator er enig i vurderingen, kan e-posten merkes i kategorien “Arkivering OK”.
Administratoren kan enten personlig arkivere e-posten, eller at all e-post merket med “Arkivering OK” blir arkivert av Simplifai Arkivar neste natt.
Det kan legges til spesifikke regler som fritar bestemt innboksinnhold fra å bli behandlet, for eksempel fritak for enkelte avsendere eller enkelte stikkord i emnefeltet eller e-postteksten.
Outlook-widget – du bestemmer
Administrasjonsgrensesnitt
Kan slås av/på
Sett tidsplan for aktivering av Simplifai Arkivar
Spesifiser e-poster som skal ekskluderes
Godkjenn/juster forslag
Forhåndstrent språkmotor
Utviklet i samarbeid med Arkivverket
Kan tilpasses gjennom trening
I stand til å identifisere:
Hva som skal arkiveres
Hva som bør publiseres i offentlige tidsskrifter
Integrert med arkiveringssystem
Vi kan integrere Simplifai Arkivar for ditt arkiveringssystem, følgende kan utføres:
Arkivering (både e-poster og vedlegg)
Legg til metadata i arkiverte vedlegg
Datatilsynet validerer Simplifai Arkivar som en fullstendig kompatibel løsning
Simplifai Arkivar ble først utviklet i samarbeid med Arkivverket gjennom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin STARTOff-ordning. Datatilsynet vurderte om løsningen er i samsvar med nasjonale databeskyttelsesbestemmelser for å la AI håndtere offentlig post.
- Offentlige institusjoner har hjemmel for å bruke løsningen for beslutningsstøtte med arkivering og journalføring
- Demokratiske verdier som ligger i forsvarlig journalføring og arkivering er sikret
Gi teamet ditt automasjon for å optimalisere effektiviteten
Trondheim var den første kommunen i Norge som brukte vår AI-løsning for arkivering av dokumenter. Simplifai har levert løsningen sammen med det norske selskapet Documaster. Kommunen nyter godt av Simplifai Arkivér gjennom økt grad av selvbetjening og følgelig redusert saksbehandlingstid. Både ansatte og innbyggere kan nå raskt og enkelt få tilgang til informasjonen de trenger på nett.
Naviger i det regulatoriske landskapet til AI med vår nyeste e-bok
Forstå hvordan du kan utnytte AI uten å gå på bekostning av datapersonvern og informasjonssikkerhetsstandarder. Få ditt gratis eksemplar nå!
Kickstart future work – today.
Lær hvordan kundene våre utnytter kraften til AI for å bli mer produktive, ha mer fornøyde kunder og spare tid og penger:
- Claims Link håndterer 80 % av henvendelsene automatisk
- Van Ameyde har som mål å automatisere 1 MN krav hvert år
- Med demokratiske verdier iboende i riktig journal sparer NH1816 80+ timer per uke i manuell håndtering