Kunstig intelligens kan gi økt åpenhet og effektivitet i offentlig sektor

I offentlig sektor finnes det sårbare arbeidsprosesser der overbelastede ansatte ikke har tid til å arkivere og journalføre det de skal, som kan føre til mangelfullt offentlig innsyn.  

Et godt eksempel på at overbelastning fører til mindre åpenhet, er den manglende dokumentasjonen på hvorfor Norge stengte ned i starten av koronapandemien i mars 2020. Undersøkelser fra både Riksrevisjonen (2017) og Menon Economics (2020), viste at mengder med arkivvpliktige og -verdige dokumenter ikke blir arkivert eller journalført, til tross for at det brukes milliarder av kroner på arkiveringsoppgaver. Riksrevisjonen skrev at – «mangelfull arkivering og feil journalføring svekker muligheten for offentlig debatt og medienes kontroll med statsforvaltingen.»

For å ta grep, søkte Arkivverket i fjor etter noen som kunne bidra med å utvikle teknologi for automatisk arkivering av e-post. Gjennom StartOff lyktes de med å komme i kontakt med aktuelle leverandører, hvor Simplifai kom seirende ut av konkurransen. 

 

En Digital Arkivmedarbeider kan lese, vurdere og utføre arkiveringsoppgaver ved hjelp av AI

Sammen med Arkivverket har vi utviklet en Digital Arkivmedarbeider som er basert på vårt eksisterende Digital Medarbeider-konsept. Vår Digitale Medarbeider-løsning består av de modulbaserte AI-produktene Emailbot, Dokumentbot og Chatbot, som kan settes sammen og tilpasses ulike jobbfunksjoner og bransjer, for å automatisere ulike arbeidsprosesser. Disse kan også integreres med ethvert tredjepartssystem, som for eksempel CRM, Back-office og epostsystemer, og kan kombineres med RPA. 

Den Digitale Arkivmedarbeideren skal jobbe med vurdering og arkivering av e-post. Den består av fire elementer som skal samarbeide; tre Emailboter og én Documentbot. Emailbot er et verktøy for automasjon av e-posthåndtering, og Documentbot for dokumenter. Ettersom e-poster inneholder fritekst/ustrukturert tekst, har det til nå vært vanskelig for roboter å håndtere, da en henvendelse som skrives på uendelig forskjellige måter. De kan også inneholde viktig informasjon som gir kontekst til vedlagte dokumenter. Slik arkiveringen er i dag blir dessuten ofte ikke diskusjoner, kommentarer og annen informasjon plukket opp. Dette er problemer som disse modulene sammen skal løse.

 

“Vi trener den kunstige intelligensen opp til å lese e-post slik vi selv ville gjort. Vi har laget et grensesnitt hvor vi forklarer setningsoppbygging, uttrykk og hvordan folk ordlegger seg, og vi lærer den hva som er arkivverdig og ikke taushetsbelagt. Vi ser at den klarer å gjenkjenne og behandle riktig rundt 90 prosent av e-postene. Når den ikke er helt sikker, sender den det videre til mennesker”,  

Daniel Kohn, Kommersiell direktør i Simplifai 

 

Flere organisasjoner i offentlig sektor er klare for automatisering 

Målet med å automatisere e-postarkiveringen er ikke å ta bort menneskelige medarbeidere, men å frigjøre de ansatte fra repetitive ‘robotoppgaver’. Slik vil de få mer tid til de mer komplekse oppgavene som krever skjønnsvurderinger. En Digital Medarbeider vil også gjøre færre feil enn en saksbehandler i en stressende hverdag, og samtidig ha større arbeidskapasitet enn et menneske. Slik som det digitale arkiveringsbehovet vokser, bør de fleste organisasjonene i offentlig sektor ha en automatisert løsning på plass innen de neste par årene. 

I Datatilsynets regulatoriske sandkasse jobbes det nå med å få løsningen til å møte de høye kravene innenfor personvern og Arbeidsmiljøloven. Etter planen vil vi før sommeren 2022 ha klar en veileder som informerer hvordan den nye kunstig intelligens-medarbeideren kan tas i bruk, ved at hver ansatt selv gir roboten tilgang til sin e-post. 

Det er også flere innenfor sektoren som allerede har tatt i bruk våre automasjonsløsninger, som Trondheim og Sarpsborg kommune gjennom vår partner Documaster. Her bidrar vår teknologi til å automatisere og effektivisere arkivering og dokumenthåntering til glede for ansatte, innbyggere og kommunen. 

 

Kilde/les mer; https://www.statogstyring.no/digital-arkivmedarbeider-kan-gi-storre-apenhet/ 

 

Du kan lese mer om våre Digitale Medarbeidere for Offentlig Sektor her

 

 

Les mer:

Simplifai leverer Digital byggesaksmedarbeider til Documasters miljø i Trondheim kommune

Simplifai inngår strategisk partnerskap med Documaster og signerer to kommuner som kunder

Simplifai skal automatisere e-postarkivering for Arkivverket